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    第4章_excel_2007电子表格处理软件 刘沙沙7演示文稿

  • 上传人: 千***
  • 文档编号:3303317
  • 上传时间:2017-07-02
  • 文档格式:PPT
  • 文档页数:72
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    1、第4章 Excel 2007 电子表格处理软件,本章内容,4.1 Excel 2007 概述4.2 Excel 2007的基本操作 4.3 工作表的操作 4.4 使用公式和函数 4.5 数据的管理和分析 4.6 图表的使用 4.7 页面设置与打印,4.1 Excel 2007 概述,4.1.1 Excel 2007的启动和退出4.1.3 Excel 2007工作窗口 的组成,4.1.1 Excel 2007启动和退出,与Word类似,4.1.3 Excel 2007的工作窗口,4.2 Excel 2007的基本操作,4.2.1 创建工作簿4.2.2 打开工作簿4.2.3 保存工作簿4.2.4 。

    2、关闭工作簿,工作薄是用来处理和存储工作表数据的文件,其扩展名为xlsx。工作表是工作薄的重要组成部分,主要用来处理和存储数据。单元格是工作表的基本组成,也是Excel 2007的基本工作单位。,工作簿、工作表及单元格,4.2.1 创建工作簿,打开新的空白工作簿(快捷键Ctrl+N)基于现有工作簿创建新工作簿(用这种方式创建的工作簿会跟原来的工作簿拥有相同的内容,只是文件名发生了改变而已。)基于模板创建新工作簿,4.2.2 打开工作簿,传统的方式打开文件以副本方式打开文件以副本方式打开文件时,程序将创建文件的副本,并且所查看到的是副本,所做的任何更改将保存到副本中。程序为副本提供新名称,默认情况。

    3、下是在文件名的开头添加“副本(1)”。以只读方式打开文件将文件以只读方式打开时,看到的是原始文件,但是无法保存对它的修改。,4.2.3 保存工作簿,传统保存方式(快捷键Ctrl+S)Excel 2007的默认保存格式是“*.xlsx”文件,Excel 2003的默认保存格式是“*.xls”文件将Excel 2007文件保存为扩展名为“.xls”的文件的步骤:Step1:打开需要保存的某个文件。Step2:选择“Microsoft Office另存为Excel 97-2003工作簿”命令。Step3:选择完后弹出“另存为”对话框,选择文件保存的路径并输入文件名,单击“保存”按钮 ,即完成用Exc。

    4、el 2007保存扩展名为“.xls”的Excel文件。,4.2.3 保存工作簿,以其他格式保存文件在保存Excel工作簿时,可以选择以其他格式保存文件,比如“网页”、“XML数据”等类型。Step1:选择“Microsoft Office另存为”命令打开另存为对话框。Step2:在保存类型处选择要保存的文件类型。,4.2.4 关闭工作簿,关闭Excel 2007工作薄除了可以采用与关闭Excel 2007软件一样的方式外,还可以通过单击【Office 按钮】下的【关闭】命令来进行。如果工作薄没有进行过保存,或在保存之后又重新进行了修改,这时关闭文档将会弹出一个提示保存的对话框,提醒用户是否进。

    5、行保存。,4.3 工作表的操作,4.3.1 单元格的选取和定位4.3.2 输入数据4.3.3 自动填充数据4.3.4 修改单元格内容4.3.5 插入和删除单元格4.3.6 单元格数据的复制、移动和清除4.3.7 工作表的格式设置4.3.8 工作表操作,4.3.1 单元格的选定和定位,在对表格输入或编辑数据前,一般先要选定相应的表格对象。,4.3.2 输入数据,1.输入文本(1)用单击或移动光标的方法选定单元格。(2)输入数据后按Enter键、Tab键、或用鼠标单击其他单元格。注意:当文本字数过长,需要设置单元格格式,设置成文本。,2.输入日期型数据在输入日期型的数据时,用连字符“-”或“/”分。

    6、割日期的年、月、日部分。例如:“2004-3-1”或“2005/2/8”。输入当前日期可按Ctrl+;键。在输入时间型数据时,用冒号“:”分隔时间的时、分、秒部分,如果按12小时制输入时间,须在时间数字后空一格,并输入字母a(上午)或p(下午),例如:10:20 p。输入当前时间可按Ctrl+Shift+:键。3.输入数字负数的输入:可按常规方法在数值前加负号,也可对数值加括号。例如:-123456或(123456)。分数的输入:先输入整数或0和一个空格,再输入分数部分。例如:1 1/2和0 1/2。百分数的输入:在数值后直接输入百分号。例如:25%。,1、重复数据的自动填充2、序列的自动填充。

    7、3、创建自定义填充序列,4.3.3 数据的自动填充,1、数据的修改双击单元格实现修改数据。使用编辑栏实现修改数据。2、数据的删除选中单元格内容,按,实现删除。选中单元格,按,实现删除。,4.3.4 修改单元格内容,4.3.5 插入和删除单元格,单元格的插入、清除与删除单元格的插入,1、复制或移动整个单元格选中想要移动或复制的单元格,利用鼠标右键的快捷菜单中的【剪切】或【复制】命令,或利用【剪切板】功能区的【剪切】或【复制】按钮,在目标位置点击鼠标右键,在弹出的菜单中选择【粘贴】命令,即可完成数据的移动或复制。如果选中【选择性粘贴】,有更多的“粘贴”选项供选择。2、在现有单元格间插入复制或移动的。

    8、单元格选中想要移动或复制的单元格,选择【开始】,在【剪切板】窗格中,选择【复制】或【剪切】,选定粘贴区左上角的单元格,右键,选择【插入已复制的单元格】。,4.3.6 数据的复制、移动和清除,3、只复制可见单元格选定包含有隐藏的单元格,选择【开始】在【编辑】窗格中,选择【查找与选择】中【定位条件】。在打开的对话框中,选中【可见单元格】,然后再进行复制或移动即可。4、复制或移动单元格的内容双击单元格,单元格处于编辑状态下,选中内容,使用剪切板完成复制或移动单元格内容。5、不同工作表之间的单元格复制类似于同一个工作表的复制方法。6、清除数据选定单元格,然后右键,选中“清除内容”命令。7、撤销与恢复,。

    9、4.3.6 数据的复制、移动和清除,文本格式的设置数字格式的设置打开“设置单元格格式”,在“数字”选项卡中,进行单元格的数字格式设置。,4.3.7 工作表的格式设置,1、格式化数据,4.3.8 工作表的操作,插入工作表移动或复制工作表删除工作表重命名工作表,4.4 公式与函数,4.4.1 公式与函数基础4.4.2 常用函数4.4.3 函数的嵌套4.4.4 含有条件的函数4.4.5 函数应用补充示例,4.7.1 公式与函数基础,1公式与函数输入方法(1)输入公式在输入公式时,必须以“=”开头,然后输入公式中的全部内容。在Excel中,公式包含下列基本元素:运算符单元格引用值或常量工作表函数输入公。

    10、式步骤:Step1:选中要输入公式的单元格,直接在选定单元格或编辑栏中输入计算的公式内容,输入公式时以“=”开头。Step2:输入完成后回车或单击编辑栏前的“输入”按钮 ,在选定单元格中显示公式的计算结果。,(2)输入函数 直接手工输入Step1:单击要输入函数的单元格,直接在选定单元格或编辑栏中输入函数的内容。与公式一样,每一个函数的输入都要以“=”开始。Step2:然后输入函数名,接着是括号和参数,输入好后按Enter键完成输入,选定的单元格中显示计算结果。,使用“插入函数”对话框输入Step1:单击要插入函数的单元格,单击“插入函数”按钮 打开“插入函数”对话框,如图所示,选择合适的函数。

    11、,然后单击“确定”。或者,选择“公式”选项卡,在“函数组”中点击“插入函数”按钮也可打开“插入函数”对话框。Step2:接着打开“函数参数”对话框,在其中设置相应的参数即可。,2单元格的引用单元格引用的作用在于:标示工作表中的单元格或单元格区域,并使用引用的单元格地址对公式内容进行计算。(1)相对引用相对引用用于标识单元格或单元格区域,在默认情况下,Excel使用的都是相对引用。由列标和行号表示的地址称为单元格的相对地址,例如A5、B3等。当对公式进行复制时,其引用位置也随之改变。(2)绝对引用绝对引用就是对特定位置的单元格的引用,即单元格的精确地址。使用绝对引用的方法是在行号和列标前面加上“。

    12、$”符号,例如$A$1,$B$2等。当对含有绝对引用的公式进行复制时,公式中的绝对地址保持不变。,(3)混合引用单元格的混合引用是指在一个单元格地址的引用中,既含有相对引用地址又有绝对引用地址,例如在需要对A列中的数据内容进行引用时,则设置将A列固定,在指定引用单元格时可以设置为“$A1”,表示将A列设置为绝对引用,行号1为相对引用。当对公式进行复制时,公式中相对引用部分会随引用公式的单元格地址变动而变动,而绝对引用部分保持不变。(4)单元格名称当某个单元格或单元格区域被定义为名称后,就可以在公式中引用,而且是绝对引用。例子:计算出图书打折后的定价。,(5)单元格区域的引用一组单元格标识的区域。

    13、称为单元格区域,主要表示形式有如下三种:“A1:B3”表示从单元格A1到B3的连续区域;“A1:B2, C2:D5”表示从单元格A1到B3及C2到D5的两个区域;“A1:C3 B2:E5”表示A1到C3,B2到E5的共同区域。(6)引用同一工作簿中其他工作表中的单元格引用同一工作簿中其他工作表中的单元格时,只需在引用的单元格名字前面加上工作表名和“!”,例如:表1!D4。(7)引用其他工作簿中工作表上的单元格引用其他工作簿中工作表上的单元格的数据时,引用方法是:工作簿名称工作表名称!单元格名称,例如:工作簿1.xlssh2!A2。,4.7.2 常用函数,和函数SUM功能:返回某一单元格区域中所。

    14、有数字之和。语法:SUM(number1,number2, .),其中Number1, number2, .是要对其求和的 1 到 255 个参数。,算数平均值函数AVERAGE功能:返回参数的平均值(算术平均值)。语法:AVERAGE(number1,number2,.),其中Number1, number2, .是要计算其平均值的 1 到 255 个数字参数。,最大值函数MAX功能:返回一组值中的最大值。语法:MAX(number1,number2,.),其中Number1, number2, .是要从中找出最大值的 1 到 255 个数字参数。最小值函数MIN功能:返回一组值中的最小值。。

    15、语法:MIN(number1,number2,.),其中Number1, number2, .是要从中查找最小值的 1 到 255 个数字。计数函数COUNT功能:返回包含数字的单元格的个数以及返回参数列表中的数字个数。利用函数 COUNT 可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。语法:COUNT(value1,value2,.),其中Value1, value2, .是可以包含或引用各种类型数据的 1 到 255 个参数,但只有数字类型的数据才计算在内,取整函数INT功能:将数字向下舍入到最接近的整数。语法:INT(number),其中Number是需要进行向下舍入取整的实数。当。

    16、前日期函数TODAY功能:返回当前日期的序列号。序列号是 Microsoft Excel 日期和时间计算使用的日期-时间代码。如果在输入函数前,单元格的格式为“常规”,则结果将设为日期格式。语法:TODAY( )注解:Excel 可将日期存储为可用于计算的序列号。默认情况下,1900 年 1 月 1 日的序列号是 1,而 2008 年 1 月 1 日的序列号是 39448,这是因为它距 1900 年 1 月 1 日有 39448 天。,年份函数YEAR功能:返回某日期对应的年份。返回值为 1900 到 9999 之间的整数。语法:YEAR(serial_number),其中Serial_num。

    17、ber为一个日期值,其中包含要查找年份的日期。,四舍五入函数ROUND功能:返回某个数字按指定位数取整后的数字。语法:ROUND(number,num_digits),其中Number为需要进行四舍五入的数字;Num_digits为指定的位数,按此位数进行四舍五入。注解:如果num_digits大于0,则四舍五入到指定的小数位。 如果num_digits等于0,则四舍五入到最接近的整数。 如果num_digits小于0,则在小数点左侧进行四舍五入。,4.7.3 函数的嵌套,在引用函数时,函数的参数又引用了函数,称为“函数的嵌套”。使用函数的嵌套时须注意被嵌套的函数必须返回与当前函数的参数的数值。

    18、类型相同的数值。如果嵌套函数返回的数值类型不正确,将显示“#VALUE!”错误值。例4-10对成绩表中的平均成绩进行四舍五入。,计算时需要同时用到两个函数:求平均值函数AVERAGE和四舍五入函数ROUND。计算时应先对各科成绩求平均值,然后对平均值的结果进行四舍五入。此时的公式为:=ROUND(AVERAGE(F3:I3),1)。,4.7.4 含有条件的函数,IF函数根据对指定的条件计算结果为 TRUE 或 FALSE,返回不同的结果。可以使用 IF 对数值和公式执行条件检测。语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)其中:Logical。

    19、_test:表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如,A10=100 就是一个逻辑表达式;如果单元格 A10 中的值等于 100,表达式的计算结果为 TRUE;否则为 FALSE。此参数可使用任何比较运算符。Value_if_true:是 logical_test 为 TRUE 时返回的值。Value_if_true 可以是其他公式。Value_if_false:是 logical_test 为 FALSE 时返回的值。如果 logical_test 为 FALSE 且 value_if_false 为空(即 value_if_true 后有逗号并紧跟着右括号),则会返。

    20、回值 0(零)。Value_if_false 可以是其他公式。,例4-11在成绩表中,根据平均成绩计算成绩等级。在如下图所示的工作表的成绩等级列计算出每个学生成绩等级,要求:平均成绩60分以下为不及格;6075为及格;7585为良好;85100为优秀。,可使用IF函数的嵌套方法来实现,先判断该学生的成绩是否小于60,若小于则为“不及格”,否则继续判断该学生的成绩是否小于75分,若小于则为“及格”,否则继续判断该学生的成绩是否小于85分,若小于则为“良好”,否则该学生的成绩为“优秀”。,COUNTIF函数功能:计算区域中满足给定条件的单元格的个数。语法:COUNTIF(range,criteri。

    21、a)其中:Range:是一个或多个要计数的单元格,其中包括数字或名称、数组或包含数字的引用。空值和文本值将被忽略。Criteria:为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式、单元格引用或文本。,SUMIF函数功能:按给定条件对指定单元格求和。语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)其中:Range:是要根据条件计算的单元格区域。每个区域中的单元格都必须是数字和名称、数组和包含数字的引用。空值和文本值将被忽略。Criteria:为确定对哪些单元格相加的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。例如,条件可以表示为 32、32、32 或 apples。S。

    22、um_range:为要相加的实际单元格(如果区域内的相关单元格符合条件)。如果省略 sum_range,则当Range中的单元格符合条件时,它们既按条件计算,也执行相加。,4.7.5 函数应用补充示例,例4-12制作员工加班统计表在计算工资时一定少不了要计算员工的加班费,南方公司的加班费计算标准为:平时19:00以后每小时35元,星期六和星期日加班每小时45元。该公司实行打卡制度,加班的开始时间和结束时间按照卡上的时间来统计,如果时间在30分钟以上计1小时,30分钟及以下计0.5小时。公司每月统计一次,如下图所示为袁某3月份的加班记录。,例4-13从身份证号中自动提取性别和生日在18位的身份证。

    23、号码中,第17位表示性别;在15位的身份证号码中,最后1位表示性别;单数表示男性,双数表示女性。注意:在输入身份证号时,首先需要将身份证号一列的单元格格式设置为“文本”,否则将不能正确显示数据。,4.8 图表,4.8.1 认识图表4.8.2 创建图表4.8.3 编辑图表,4.8.1 认识图表,常见的图表类型有:1. 柱形图排列在工作表的列或行中的数据可以绘制到柱形图中。柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。在柱形图中,通常沿水平轴组织类别,而沿垂直轴组织数值。2. 折线图排列在工作表的列或行中的数据可以绘制到折线图中。折线图可以显示随时间(根据常用比例设置)而变化的连续数。

    24、据,因此非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。在折线图中,类别数据沿水平轴均匀分布,所有值数据沿垂直轴均匀分布。3. 饼图仅排列在工作表的一列或一行中的数据可以绘制到饼图中。饼图显示一个数据系列中各项的大小与各项总和的比例。饼图中的数据点显示为整个饼图的百分比。 4. 条形图排列在工作表的列或行中的数据可以绘制到条形图中。条形图显示各个项目之间的比较情况。,5. 面积图排列在工作表的列或行中的数据可以绘制到面积图中。面积图强调数量随时间而变化的程度,也可用于引起人们对总值趋势的注意。例如,表示随时间而变化的利润的数据可以绘制在面积图中以强调总利润。通过显示所绘制的值的总和,面积图还可以显示。

    25、部分与整体的关系。6. XY 散点图排列在工作表的列或行中的数据可以绘制到XY散点图中。散点图显示若干数据系列中各数值之间的关系,或者将两组数绘制为XY坐标的一个系列。散点图有两个数值轴,沿水平轴(x 轴)方向显示一组数值数据,沿垂直轴(y 轴)方向显示另一组数值数据。散点图将这些数值合并到单一数据点并以不均匀间隔或簇显示它们。散点图通常用于显示和比较数值,例如科学数据、统计数据和工程数据。,4.8.2 创建图表,对于多数图表(如柱形图和条形图),可以将工作表的行或列中排列的数据绘制在图表中。但某些图表类型(如饼图和气泡图)则需要特定的数据排列方式。例4-14 以带数据标记的折线图表示车间分析。

    26、表中各车间成本费用、产值、纯利之间的关系。创建图表的具体步骤如下:Step1:选择包含要用于图表的数据的单元格区域。Step2:在“插入”选项卡的“图表”组中,执行下列操作之一:a)单击图表类型,然后单击要使用的图表子类型。 b)单击图表类型,然后单击“所有图表类型” 以显示“插入图表”对话框,单击箭头滚动浏览所有可用图表类型和图表子类型,然后单击要使用的图表类型,然后点击“确定”按钮。,4.8.3 编辑图表,创建图表时,图表工具将变为可用状态,且将显示“设计”、“布局”和“格式”选项卡。可以使用这些选项卡的命令修改图表,以使图表按照所需的方式表示数据。1设置图表标签切换到“布局”选项卡,在“。

    27、标签”组中为用户提供了多项标签设置内容。用户可以为图表添加或删除图表标签内容,单击相应的按钮在展开的列表中选择合适的选项进行设置即可。,例4-15 为例4-14中创建的图表添加“各车间成本、产值及纯利分析图”这一标题。例4-16 为例4-15中的图表设置坐标轴。,2更改图表类型在创建图表时已经选择图表类型,但若觉得另一种图表类型更能明了地显示数据,就需要更改图表类型了。在“设计”选项卡中的“类型”组中单击“更改图表类型”按钮 ,可打开“更改图表类型”对话框,在该对话框中可选择需要更改的图表类型。例4-17把例4-16的所创建的图表的图表类型更改为簇状柱形图。,3更改图表中的数据在制作图表的时候。

    28、,工作表的数据经常需要改变,为了保持图表与数据的一致性,就需要更改图表中的数据。在“设计”选项卡中的“数据”组中可单击“选择数据”按钮 ,弹出“选择数据源”对话框,可在该对话框中对图表中的数据进行设置。例4-18随着工厂的发展壮大,新增了一个车间,新的数据源如下图所示。需要把新增的这一车间的成本、产值、纯利等信息也反映到例4-17所创建的图表中。,4更改图表布局在“设计”选项卡中的“图表布局”组中为用户提供了多种图表布局效果,用户选择需要应用的图表布局类型,可快速地设计图表的布局效果。例4-19更改4-18所创建的图表的布局效果。,5设置图表格式在设置图表效果时,用户还可以对图表的格式进行设置。

    29、。可以切换到“格式”选项卡对图表的形状样式、艺术字样式、图表大小等多项格式效果进行设置。注意:在设置格式之前,先要选定图表中要设置格式的对象元素,可以使用鼠标单击的方法来选定。(1)设置图表形状样式在“格式”选项卡中的“形状样式”组中对图表中的对象元素进行格式效果的设置。可以在“形状样式”列表中选择合适的演示,还可以为图表设置形状填充、形状轮廓、形状效果等多项内容设置。单击相应的按钮,在展开的列表中选择需要的选项进行设置即可。例4-20更改例4-18所创建的图表的绘图区的形状样式。,(2)设置图表艺术字样式在“格式”选项卡中的“艺术字样式”组中,提供了多种可以直接套用的艺术字样式效果,在该组中。

    30、还可以对文本填充、文本轮廓及文本效果等多项内容进行设置。例4-21设置例4-20所创建的图表标题文本内容为艺术字效果。,4.9 Excel 2007新增功能,4.9.1 丰富的条件格式4.9.2 轻松编写公式4.9.3 改进的排序和筛选功能4.9.4 Excel表格的增强功能4.9.5 更佳的打印体验,4.10 进一步学习Excel 2007,4.10.1 使用数据透视表分析数据4.10.2 数据安全4.10.3 Excel 2007常见故障的诊断与排除,4.10.1 使用数据透视表分析数据,数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。使用数据透视表可以深入分析数值数据,并且可以回答一些。

    31、预计不到的数据问题。如果要分析相关的汇总值,尤其是在要合计较大的数字列表并对每个数字进行多种比较时,通常使用数据透视表。例4-22在如下图所示的数据为各系各专业的工资情况表,创建一个数据透视表以便了解各个系中各个专业男女在基本工资、岗位工资、补贴、房租、实发工资四项平均值之间的差异。,Step1:单击数据清单中任一单元格,选择“插入”选项卡下的“数据透视表数据透视表”选项,弹出“创建数据透视表”对话框,然后设置数据源区域及放置数据透视表的位置,如右图所示。,Step2:单击“确定”按钮 后,如下图所示。,Step3:在数据透视表中添加字段:将系、专业、性别字段拖动到“行标签”处;将基本工资、岗。

    32、位工资、补贴、房租、实发工资字段拖动到“数值”处。得到的结果如下图所示。,Step4:在“数值”处点击第一项按钮,在弹出的级联菜单中选择“值字段设置”命令,如右图所示。弹出“值字段设置”对话框,在该对话框中的“汇总方式”选项卡中选择值汇总方式为“平均值”,如右图所示。其他项也同样设置。,4.10.2 数据安全,对单元格和表数据的写保护(1)对单元格的输入信息进行有效性检测数据有效性的设置参见4.4.6使用条件格式和数据有效性一节。(2)设置单元格的锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。Step1:选定需要锁定的单元格或单元格集合。Step2:单击“审阅”选项卡下的“更改”组中的“保护工作。

    33、簿”按钮“保护工作表”选项 。Step3:在“取消工作表保护时使用的密码”框中输入密码,并单击“确定”按钮 。Step4:再次在“重新输入密码”框中输入Step3中的密码,并单击“确定”按钮 。完成对单元格的锁定设置。Step5:当对被锁定的数据进行编辑时,便会发出警告。,保护工作簿数据可以设置工作簿的修改权限、设置以密码打开工作簿等方法来保护工作簿。(1)设置工作簿的修改权限Step1:单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“保护工作簿”按钮 。Step2:在弹出的级联菜单中单击“限制编辑”下的“保护结构和窗口”。Step3:选中“结构”复选框,输入密码并单击“确定”按钮 后,在“重新输入密码”。

    34、框中再次输入并单击“确定”按钮 ,此时完成了对工作簿结构的保护。可以禁止对工作表的删除、移动、隐藏/取消隐藏、重命名等操作,而且也不能插入新的工作表。选中“窗口”复选框,则保护工作簿的窗口不被移动、缩放、隐藏/取消隐藏或关闭。,(2)设置以密码方式打开工作簿Step1:打开需要设置密码的工作簿。Step2:单击“Microsoft Office”按钮 下的“另存为”按钮 。Step3:单击“另存为”对话框左下角“工具”按钮 下的“常规选项”。Step4:设置“打开权限密码”和“修改权限密码”。Step5:单击“确定”按钮 即可。,4.10.3 Excel 2007常见故障的诊断与排除,双击工作簿没有反应的问题启动时崩溃的问题启动时报错的问题加载项无效注册表项无效Excel 工具栏文件 (Excel12.xlb) 损坏,。

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